Jednym z obowiązków wynikających z ustaw podatkowych, z którym w praktyce na pewno spotkają się osoby prowadzące działalność nierejestrową jest obowiązek wystawienia w określonych sytuacjach rachunku bądź faktury. Jeśli jesteś zainteresowany w jakich sytuacjach i na jakiej podstawie przedsiębiorca nierejestrowy będzie zobowiązany do wydania swojemu kontrahentowi rachunku bądź faktury, to zachęcam do zapoznania się z tym wpisem.

Obowiązek wystawienia rachunku przez przedsiębiorcę nierejestrowego

Przedsiębiorca nierejestrowy co do zasady będzie korzystał ze zwolnienia podmiotowego z VAT z uwagi na niską wartość sprzedaży. Więcej na ten temat przeczytasz w tym wpisie. Oznacza to, że w związku z prowadzeniem działalności nierejestrowej przedsiębiorca nie będzie musiał zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Z tego też względu nie będzie zobowiązany do każdorazowego wystawienia kontrahentowi faktury VAT i doliczenia do niej podatku, który następnie odprowadzić musiałby do urzędu skarbowego.

Przedsiębiorca nierejestrowy musi mieć jednak na względzie potencjalny obowiązek wystawienia na rzecz kupującego bądź usługobiorcy rachunku, który dokumentować będzie sprzedaż bądź wykonanie usługi. Obowiązek wystawienia rachunku przez przedsiębiorcę nierejestrowego dotyczyć będzie sytuacji, gdy otrzyma on takie żądanie od drugiej strony i wynika z art. 87 §1 ordynacji podatkowej, zgodnie z którym:

§1. Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.

Jeśli przeczytałeś ten wpis, to zapewne wiesz, że ustawa o podatku VAT zawiera własną definicję działalności gospodarczej, która jest autonomiczna w stosunku do definicji działalności gospodarczej zawartej w ustawie Prawo przedsiębiorców. Podobnie jest z Ordynacją podatkową. To właśnie z tego względu obowiązek wynikający z art. 87 §1 Ordynacji podatkowej ciążyć będzie także na przedsiębiorcach nierejestrowych. Tego typu szczegół, który nie wynika wprost z Prawa przedsiębiorców lecz z innej ustawy, świadczy o tym, że nawet rozważając prowadzenie działalności nierejestrowej warto przeanalizować z jakich obowiązków należy się wywiązywać, gdyż ich obecna ilość jest na prawdę znaczna. Tego typu pułapek czyha na przedsiębiorców nierejestrowych więcej, kolejnym z nich jest kwestia dotycząca kasy fiskalnej, o której możesz przeczytać tutaj.

Przedsiębiorca nierejestrowy zobowiązany będzie do wystawienia rachunku w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania drugiej strony. W przypadku, gdy żądanie zgłoszone zostanie jeszcze przed wykonaniem usługi, bądź dostawą towaru, rachunek będzie musiał wystawić w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi bądź dostawy towaru (art. 87 §3 Ordynacji podatkowej).

Obowiązek wystawienia rachunku wygaśnie w sytuacji, gdy żądanie jego wystawienia zostanie zgłoszone przez kontrahenta po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W takim przypadku przedsiębiorca będzie mógł w dalszym ciągu wystawić rachunek, jednak brak realizacji tego obowiązku nie będzie wiązał się dla niego z negatywnymi konsekwencjami (art. 87 §4 Ordynacji podatkowej). Innymi słowy będzie to jego prawo, lecz już nie obowiązek.

Jak powinien wyglądać rachunek wystawiony przed przedsiębiorcę nierejestrowego?

To jakie dane powinien zawierać rachunek wystawiony przez przedsiębiorcę nierejestrowego określa obecnie Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach.

Zgodnie z rozporządzeniem rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:

  1. imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
  2. datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
  3. określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
  4. ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Warto jednak zapamiętać, że w określonych przypadkach, przedsiębiorca nierejestrowy zobowiązany będzie do wystawienia nie rachunku, lecz faktury dokumentującej usługę bądź sprzedaż.

Działalność nierejestrowa a faktura

Przedsiębiorca nierejestrowy nie będzie zobowiązany do wystawiania faktur VAT, jeśli zdecyduje się na skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego z VAT, a więc nie dokona rejestracji w urzędzie skarbowym jako podatnik VAT czynny. Brak rejestracji nie oznacza jednak, że przedsiębiorca nierejestrowy pozbawiony zostanie prawa do wystawienia faktury.  Co istotne, w określonych przypadkach do wystawienia faktury nawet będzie zobowiązany.

Na brak obowiązku wystawienia faktury wskazuje art. 106b ust. 2 ustawy o VAT, z którego treści wynika, że podatnik  nie ma obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie m. in. art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT, czyli w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej z VAT z uwagi na niską sumę.

Przepisy przewidują jednak przypadek, w którym podatnik, nawet ten zwolniony z VAT (a więc m. in. przedsiębiorca nierejestrowy), zobowiązany będzie do wystawienia faktury. Chodzi o sytuację, w której druga strona zażąda wystawienia faktury. Jeśli z takim żądaniem spotka się przedsiębiorca nierejestrowy, to do wystawienia faktury będzie już zobowiązany, co wynika z treści art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT. Obowiązek dotyczyć będzie sytuacji, w których żądanie wystawienia faktury zgłoszone zostanie w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

W przypadku, gdy druga strona nie zgłosi żądania wystawienia faktury, przedsiębiorca nierejestrowy i tak będzie uprawniony do jej wystawienia. Prawo to wynika z § 3 pkt 1 i 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur. Przepis ten określa również jakie dane powinna zawierać faktura osoby prowadzącej działalność nierejestrową. Te same dane powinna zawierać faktura wystawiona na żądanie drugiej strony i są to kolejno:

  1. data wystawienia,
  2. numer kolejny,
  3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  4. nazwa (rodzaj) towaru lub usługi,
  5. miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
  6. cena jednostkową towaru lub usługi,
  7. kwota należności ogółem.

 

Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie? Skorzystaj z formularza kontaktowego