Prezydent w dniu 12 lutego 2018 r. podpisał ustawę z dnia 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw, która obecnie czeka na publikację w Dzienniku Ustaw. Ustawa ta wprowadza wiele bardzo istotnych zmian w zakresie m. in. postępowania rejestrowego. Jedną z ważniejszych zmian wprowadzonych ustawą jest modyfikacja zasad składania sprawozdań finansowych spółek do KRS. Od 15 marca 2018 r. sprawozdanie finansowe należało będzie złożyć wyłącznie w formie elektronicznej. W drodze wyjątku sprawozdania za 2017 r., do 30 września 2018 r., będzie można złożyć w formie skanów. Po upływie tego okresu do KRS będzie mogło zostać złożone wyłącznie sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej, a ponadto w strukturze jednolitego pliku kontrolnego.

Sprawozdanie finansowe do KRS – dotychczasowe zasady

Podmioty wpisane do KRS zobowiązane są obecnie w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego złożyć je do sądu (art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591, dalej: u.o.r.). Wraz ze sprawozdaniem do sądu złożone powinny zostać także wymagane załączniki. Należą do nich m. in. uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, sprawozdanie z działalności jednostki oraz w razie konieczności sprawozdanie biegłego rewidenta z badania sprawozdania.

Sprawozdanie wraz z niezbędnymi załącznikami składane było dotychczas przy wykorzystaniu formularza urzędowego KRS-Z30 oraz w razie konieczności załącznika do formularza głównego o oznaczeniu KRS-ZN.

Obowiązek złożenia sprawozdania wraz z załącznikami w formie papierowej, a także na formularzu urzędowym prowadził jednak do sytuacji, gdzie w okresie sprawozdawczym (okres od kwietnia do czerwca) do sądów rejestrowych trafiały tysiące wniosków. Liczba wniosków, połączona z formalizmem postępowania rejestrowego (wniosek nieprawidłowo wypełniony podlega zwrotowi), prowadził do corocznego tradycyjnego ,,zatoru’’.

W efekcie wszelkie wnioski, które kierowane były do sądu w tym okresie utykały w sądzie na wiele miesięcy. Ustawodawca w końcu wpadł na pomysł jak problem rozwiązać. Rozwiązanie to sprzężone zostało z planami co do pełnej elektronizacji postępowania rejestrowego, które także wejdzie w życie, jednak w dalszej perspektywie czasu.

Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej od 2018 r. 

Ustawa nowelizująca wprowadza szereg zmian zmierzających do jak najpełniejszej elektronizacji kontaktów przedsiębiorców z administracją publiczną. Z uwagi na fakt, że nowelizacja jest bardzo obszerna, natomiast wpis poświęcony został tematowi sprawozdań finansowych, do tego zagadnienia też się ograniczę.

Nowelizacja dodaje do ustawy z dnia dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U. 1997 nr 121 poz. 769 z późn. zm., dalej: u.o.k.r.s.) nowy art. 19e ust. 1, zgodnie z którym złożenie dokumentów, o których mowa w art. 69 u.o.r. następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości. Oznacza to nic innego jak to, że spółki przygotowywać będą odtąd sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej. 

Zgłoszenie powinno zostać ponadto opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. przez co najmniej jedną uprawnioną osobę (art. 19e ust. 2 u.o.k.r.s.). Z tego też względu co najmniej jedna osoba uprawniona do zgłoszenia sprawozdania finansowego w formie elektronicznej powinna dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym bądź podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Do zgłoszenia obejmującego sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej należało będzie dołączyć także obligatoryjnie oświadczenie, że dołączone do zgłoszenia  dokumenty spełniają wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (art. 19e ust. 6 u.o.k.r.s.).

Ustawa nowelizująca wprowadza także szereg zmian do u.o.r. Zmiany wprowadzają obowiązek sporządzenia dokumentów finansowych, o których mowa w art. 69 u.o.r. w formie elektronicznej. Znowelizowane przepisy wskazują także, że sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KSR  sporządzone powinno zostać także w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów (JPK).

Oświadczenie o braku obowiązku sporządzania i złożenia rocznego sprawozdania finansowego

Zgodnie ze znowelizowanym również w ramach ustawy art. 70a u.o.r., kierownik jednostki będącej spółką jawną osób fizycznych (kierownikiem jednostki są wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki) lub spółką partnerską (kierownikiem jednostki są wspólnicy prowadzący sprawy spółki lub zarząd), której przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro i która nie stosuje zasad rachunkowości określonych ustawą na podstawie art. 2 ust. 2, składa we właściwym rejestrze sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego

Dodany do u.o.k.r.s. art. 19e ust. 8 przewiduje, że także to oświadczenie powinno zostać zgłoszone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez uprawnioną osobę.

Repozytorium dokumentów finansowych – brak obowiązku złożenia sprawozdania do urzędu skarbowego

Dla każdego podmiotu obowiązanego do składania dokumentów finansowych do rejestru będzie prowadzone w systemie teleinformatycznym repozytorium tych dokumentów. Będzie ono także bezpłatnie udostępniane za pośrednictwem sieci teleinformatycznych (art. 9a u.o.k.r.s.). Do repozytorium dokumentów finansowych składane będą dokumenty, o których traktuje art. 69 u.o.r. Będą to więc m. in. sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej oraz inne dokumenty, które wraz ze sprawozdaniem podlegają złożeniu do sądu.

Po zamieszczeniu w repozytorium sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania będą one także przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (art. 20 ust. 1g u.o.k.r.s.). Oznacza to, że spółki wpisane do KRS nie będą już musiały przesyłać sprawozdań finansowych do urzędów skarbowych. Trafią one tam za pośrednictwem sądu. Bedzie to jednak mialo miejsce dopiero od 1 pazdziernika 2018 r. Do tego czasu przedsiębiorcy, tak jak dotychczas, będą musieli przesłać sprawozdanie zarówno do sądu rejestrowego, jak i urzędu skarbowego. Oznacza to z kolei, że brak obowiązku złożenia sprawozdania finansowego do urzędu skarbowego będzie dotyczyć sprawozdań finansowych sporządzanych za rok 2018, a także sprawozdań dla niektórych podmiotów mających rok obrotowy inny niż rok kalendarzowy.

Od kiedy sprawozdanie do KRS należy złożyć w formie elektronicznej?

W związku z szeregiem zmian wprowadzony został także okres przejściowy. Do dnia 30 września 2018 r. dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii sprawozdań finansowych (skanów) opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Skan dokumentów będzie mógł zostać złożony za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, który do dnia 15 marca 2018 r. ma udostępnić Ministerstwo Sprawiedliwości (art. 38 ustawy nowelizującej).

Dopiero począwszy od dnia 1 października 2018 r. wszystkie dokumenty będą musiały być przesyłane do sądu w formie elektronicznej, a także z uwzględnieniem treści znowelizowanych przepisów ustawy o rachunkowości, więc w strukturze JPK.

Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie? Skorzystaj z formularza kontaktowego