Zmiana umowy spółki jawnej jest zagadnieniem, z którym na pewnym etapie działalności mierzy się niemal każda spółka jawna. Rozszerzenie przedmiotu działalności, przyjęcie nowego wspólnika, wystąpienie wspólnika, wniesienie dodatkowego wkładu, zmiana proporcji udziału w zysku – to tylko niektóre ze zdarzeń, które wymagają zmiany umowy spółki jawnej. Dokonując istotnych zmian w treści umowy warto więc wiedzieć od kiedy jest skuteczna zmiana umowy spółki jawnej i na co w jej ramach należy zwrócić uwagę.

 Zmiana umowy spółki jawnej – forma

Umowa spółki jawnej dla swej skuteczności wymaga zachowania formy pisemnej. Brak dochowania formy pisemnej prowadzi w tym zakresie do nieważności czynności (art. 23 Kodeksu spółek handlowych). Nie ma jednak żadnych przeszkód ku temu, aby umowa spółki jawnej zawarta została w formie szczególnej, np. aktu notarialnego, bądź w formie pisemnej z notarialnie poświadczonymi podpisami wspólników. W takim wypadku forma ,,silniejsza’’ zastępuje skutecznie formę pisemną i skutkuje zachowaniem wymogu ustawowej formy umowy.

Od dłuższego czasu istnieje także możliwość zawarcia umowy spółki jawnej w formie elektronicznej, przy wykorzystaniu wzorca umowy przez portal S24. W takim przypadku zawarcie umowy spółki jawnej wymaga wypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym.

Forma zawarcia umowy ma kluczowe znaczenie dla zasad jej zmiany. Wynika to z art.77 §1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym:

,,Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia.”

Powyższe oznacza, że zasadniczo zmiana umowy spółki zwartej w formie pisemnej wymaga podjęcia uchwały w przedmiocie jej zmiany także co najmniej w formie pisemnej. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie ku temu, aby zmiany umowy spółki jawnej zawartej w formie pisemnej dokonać w formie szczególnej (np. aktu notarialnego, bądź w formie pisemnej z notarialnym poświadczeniem podpisów). Forma taka stanowi formę ,,silniejszą’’ i doprowadzi do skutecznej pod kątem formalnym zmiany umowy.

W przypadku umowy spółki zawartej w formie szczególnej (najczęściej aktu notarialnego, bądź pisemnej z notarialnie poświadczonymi podpisami) należy pamiętać, że zasadniczo zmiana takiej umowy wymaga zachowania tożsamej formy. Wspólnicy mogą jednak w umowie spółki zawartej w formie szczególnej zastrzec, że jej dalsza zmiana nie wymaga formy szczególnej i może być dokonana w innej formie (lecz co najmniej formie pisemnej).

W przypadku spółek jawnych, które zawarte zostały przez portal S24 istnieje z kolei możliwość zmiany umowy spółki w dwojaki sposób:

  • również w trybie S24, tj. poprzez wykorzystanie wzorca uchwały uchwały zmieniającej umowę spółki jawnej udostępnionego w systemie teleinformatycznym, lub
  • z pominięciem trybu S24, tj. poprzez sporządzenie nowego tekstu umowy spółki w formie pisemnej bądź szczególnej.

Od kiedy skuteczna jest zmiana umowy spółki jawnej?

Zgodnie z art. 251 §1 Kodeksu spółek handlowych spółka jawna powstaje z chwilą wpisu do rejestru. Oznacza to, że może występować w obrocie jako przedsiębiorca dopiero od dnia dokonania wpisu, który w tym zakresie ma charakter konstytutywny (kreuje stan prawny).

Jednocześnie przepisy nie wskazują na to, aby zmiana umowy spółki jawnej dla swej skuteczności również wymagała dokonania uprzedniego wpisu do rejestru. Powyższe oznacza, ze zmiana umowy spółki jawnej jest skuteczna już od momentu jej dokonania, tj. od dnia podjęcia uchwały w tym przedmiocie. Wpis zmiany umowy spółki jawnej do rejestru, pomimo, że wymagany jest na podstawie ustawy o Krajowym Rejestrze, ma jednak wyłącznie charakter deklaratoryjny (potwierdza zaistniały stan).

Potwierdza to zarówno piśmiennictwo, jak i orzecznictwo. Jako przykład można podać m. in. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie z dnia 14 kwietnia 2010 r., sygn. I SA/Kr 1811/09, w którym sąd stwierdził:

,,Jak wskazano wyżej wpis zmian osobowych wspólników spółki jawnej ma charakter deklaratoryjny, a z przepisów krajowych i wspólnotowych powoływanych przez skarżącego nie wynika inny charakter tego wpisu.’’

Dopuszczalne jest jednak również określenie innego dnia, od którego w życie wejdą zmienione postanowienia umowy. Z tego względu niejednokrotnie wspólnicy decydują się na określenie w uchwale zmieniającej umowę spółki konkretnego momentu, od którego zmiana zacznie obowiązywać (np. począwszy od kolejnego roku obrotowego, etc).

Moment skuteczności zmiany umowy spółki jawnej – praktyczne skutki wewnątrz spółki

Wiedząc, że zmiana umowy spółki jawnej wywiera skutki już z dniem podjęcia w tym przedmiocie uchwały (o ile wspólnicy nie postanowili inaczej), warto pamiętać, że pewne zmiany w ramach umowy spółki mogą implikować nowe obowiązki, bądź modyfikować dotychczasowe. Dotyczy to w szczególności obowiązków i ciężarów, z których wspólnicy muszą wywiązywać się względem organów administracji publicznej.

Jednym z ciężarów związanych z posiadaniem statusu wspólnika spółki jawnej jest konieczność odprowadzania zaliczek na poczet podatku dochodowego, a także składek na ubezpieczenia społeczne oraz składki zdrowotnej. 

Wspólnik spółki jawnej, podobnie jak wspólnik spółki komandytowej jest zobowiązany do rozliczania się z urzędem skarbowym poprzez odprowadzanie zaliczek na poczet podatku dochodowego z tytułu udziału w zysku spółki jawnej. Wynika to z faktu transparentności podatkowej spółki jawnej – w jej przypadku to nie spółka jest podatnikiem, ale każdy z jej wspólników, który zobowiązany jest do zapłaty podatku dochodowego od udziału w zysku spółki jawnej. Więcej o zaliczkach w spółce jawnej możesz przeczytać tutaj.

Dokonując więc zmiany umowy spółki, która prowadzić będzie np. do zmiany udziału w zysku wspólnika, warto pamiętać, że już od dnia podjęcia uchwały (o ile wspólnicy nie zdecydują inaczej) nowy wspólnik powinien uwzględnić nowy procent partycypacji w zysku przy obliczaniu wysokości swojej zaliczki. Analogicznie, już z dniem podjęcia przez wspólników uchwały w przedmiocie przyjęcia do spółki nowego wspólnika, nowy wspólnik zobowiązany jest do odprowadzania zaliczek do urzędu skarbowego, bez konieczności oczekiwania na wpis do rejestru.

Na wspólnikach spółek jawnych ciąży także co do zasady obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne (ubezpieczenia emerytalnego i rentowego) oraz składki zdrowotnej (więcej na ten temat także w tym wpisie). Zagadnienie to pozostaje szczególnie istotne dla wspólników przystępujących do spółki jawnej. W związku z deklaratoryjnym charakterem wpisu, przystępujący do spółki wspólnik jest objęty obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym już od dnia przystąpienia do spółki, a nie dopiero od dnia ujawnienia go jako wspólnika w rejestrze przedsiębiorców. Powyższe potwierdził także Sąd Najwyższy, w wyroku wyroku z dnia 7 marca 2012 r., sygn. II UK 18/12, który co prawda dotyczy spółki komandytowej, ale teza znajduje zastosowanie także do spółki jawnej. Sąd Najwyższy wyraził w nim pogląd, że:

,,[…] Wpis do rejestru nie kreuje zatem statusu przystępującego do spółki wspólnika, ale go potwierdza i ujawnia wobec osób trzecich’’

Moment skuteczności zmiany umowy jawnej  – praktyczne skutki w obrocie

Zmiana umowy spółki niejednokrotnie może dotyczyć danych, którymi spółka posługuje się podczas obrotu gospodarczego, zawierając chociażby umowy ze swoimi kontrahentami. Do zmian, które w istotnym stopniu dotyczyć będą sfery obrotu gospodarczego należą w szczególności przypadki:

  • zmiany firmy spółki (jej nazwy);
  • zmiany wspólników uprawnionych do reprezentacji spółki;
  • zmiany zasad reprezentacji spółki.

Dane rejestrowe spółki jawnej, podobnie jak pozostałych spółek podlegających wpisowi do Rejestru Przedsiębiorców są jawne. Można je pozyskać poprzez portal Ministerstwa Sprawiedliwości pobierając wyciąg z Rejestru Przedsiębiorców (link).

Skoro zmiana umowy spółki jawnej jest skuteczna już z momentem jej dokonania, przez pewien okres czasu występować może rozbieżność pomiędzy danymi, jakimi posługuje się spółka, a danymi wynikającymi z pobranego przez kontrahenta wypisu z Rejestru Przedsiębiorców. Rozbieżność ta niejednokrotnie trwać będzie kilka miesięcy, ze względu na tempo rozpatrywania wniosków o zmianę danych spółki przez sądy rejestrowe.

Pomimo rozbieżności, spółka jawna powinna jednak w obrocie posługiwać się swoimi aktualnymi danymi wynikającymi ze zmienionej umowy spółki (np. nową firmą, nową siedzibą, etc.) Należy także pamiętać o tym, ąby aktualne dane wykazywane były także na wystawianych, jak i otrzymywanych fakturach, a także pozostałych dokumentach (umowach, ofertach, etc). Z tego względu warto poinformować uprzednio swoich stałych kontrahentów o istotniejszych zmianach, takich jak chociażby zmiana nazwy (firmy).

Właśnie ze względu na rozbieżności pomiędzy aktualnymi danymi, a danymi wynikającymi z odpisu z KRS, niejednokrotnie praktycznym rozwiązaniem będzie zastrzeżenie, że określone zmiany umowy spółki wchodzą w życie dopiero od dnia dokonania wpisu do Rejestru Przedsiębiorców. Takie rozwiązanie warto rozważyć zwłaszcza w stosunku do zmian dotykających sfery obrotu gospodarczego. Może ono pozwolić uniknąć konieczności dodatkowych wyjaśnień względem kontrahentów.

Niejednokrotnie z problemem wynikającym z rozbieżności pomiędzy odpisem z KRS, a rzeczywistym stanem rzeczy borykają się spółki, do których przystąpił nowy wspólnik uprawniony do reprezentacji. Problem ten dotyczy także spółek, które zdecydowały się zmienić zasady reprezentacji. W takim przypadku może dojść do sytuacji, gdzie umowa z kontrahentem zawierana miałaby być przez wspólnika jeszcze nie ujawnionego w rejestrze, bądź wspólnika dotychczas nie uprawnionego do reprezentacji, bądź uprawnionego do reprezentacji z innym wspólnikiem.

W takim przypadku warto zadbać o to, aby w należyty sposób wykazać przed kontrahentem prawo wspólnika do reprezentacji (np. poprzez przedłożenie uchwały o zmianie umowy spółki bądź odpisu wniosku o ujawnienie nowego wspólnika w KRS opatrzonego prezentatą sądu).

Zmiana umowy spółki jawnej – należy zaktualizować dane

Ze względu na fakt, że zmiana umowy spółki jawnej obejmować może także dane, które wykazywane były na zgłoszeniach dokonywanych przez spółkę do organów administracji publicznej, warto pamiętać o tym, aby dokonać stosownej aktualizacji danych. W tym zakresie zmiany nie zostaną dokonane automatycznie w związku ze zmianą danych w Rejestrze Przedsiębiorców.

Konieczność aktualizacji dotyczyć będzie w szczególności sytuacji zmiany firmy (nazwy spółki), kiedy to warto o takim fakcie poinformować w razie potrzeby Sąd Wieczystoksięgowy, Urząd Patentowy, organ administracji właściwy dla danego rejestru działalności regulowanej, etc. 

Podsumowanie

Pomimo, że zmiana umowy wydaje się czynnością błahą i prostą, warto pamiętać o kilku najważniejszych kwestiach z nią związanych, których podsumowanie znajduje się poniżej.

  • Zmiana umowy spółki jawnej jest skuteczna z momentem wpisu do rejestru.
  • Wspólnicy mogą przyjąć inny dzień wejścia w życie zmian (np. począwszy od pierwszego dnia kolejnego roku obrotowego, od dnia wpisu zmiany do Rejestru Przedsiębiorców, etc.).
  • Zmiana proporcji udziału w zysku wpływa na wysokość zaliczek na podatek dochodowy już od dnia podjęcia uchwały w tym przedmiocie.
  • Przystępujący do spółki jawnej wspólnik objęty jest obowiązkowym ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym już od dnia podjęcia uchwały w tym przedmiocie.
  • Nowymi danymi spółka powinna posługiwać się już od dnia podjęcia uchwały (chyba, że wspólnicy postanowią inaczej).
  • Niejednokrotnie rozbieżność między odpisem z KRS, a danymi spółki wpływać będzie na sferę obrotu gospodarczego.
  • O zmianie danych należy poinformować w niektórych przypadkach właściwe organy państwowe oraz urzędy.

Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie? Skorzystaj z formularza kontaktowego