Od 13 października 2019 r. zaczął funkcjonować Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. Jego powstanie jest niezwykle ważną informacją dla wszystkich spółek handlowych, a to ze względu na fakt, że każda spółka handlowa będzie musiała dokonać do niego zgłoszenia informacji o tzw. beneficjentach rzeczywistych. Oznacza to, że na spółkach ciąży dodatkowy obowiązek formalny, który podobnie jak większość ostatnio wprowadzanych regulacji, obarczony jest wysoką sankcją za jego naruszenie.

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – co to jest?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych jest systemem teleinformatycznym, w którym są gromadzone i przetwarzane informacje o beneficjentach rzeczywistych spółek handlowych.

Działa on na podstawie ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. 2019 poz. 1115, z późn. zm., dalej: u.p.p.) i uregulowany został w rozdziale 6 tejże ustawy.

Konieczność jego wprowadzenia do polskiego systemu prawnego wynikała z obowiązku implementacji przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (tzw. IV dyrektywa AML). To właśnie przepisy IV dyrektywy AML zobowiązały państwa członkowskie Unii Europejskiej do stworzenia centralnego rejestru, w którym przechowywane byłyby informacje na temat beneficjentów rzeczywistych, które następnie mogłyby być udostępniane właściwym organom i jednostkom analityki finansowej, a także podmiotom zobowiązanym (w ramach stosowania środków należytej staranności wobec klienta).

Centralny Rejest Beneficjentów Rzeczywistych – kogo dotyczy?

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych służy do przetwarzania informacji o beneficjentach rzeczywistych spółek, wymienionych w art. 58 u.p.p., do których należą:

  1. spółki jawne;
  2. spółki komandytowe;
  3. spółki komandytowo-akcyjne;
  4. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
  5. spółki akcyjne (z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 623)).

Katalog spółek zobowiązanych do dokonania zgłoszenia informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów jest więc obszerny i obejmuje wszystkie spółki handlowe, z wyłączeniem spółki partnerskiej. To oznacza, że nowa regulacja dotknie niemalże każdą spółkę handlową działającą w obrocie. Co istotne – obowiązki informacyjne wynikające z wejścia w życie rejestru dotyczą nieograniczonego spektrum przedsiębiorców – zarówno mikro, małych, średnich, jak i dużych. Pod kątem regulacji dotyczącej Centralnego Rejestru Beneficjentów nie ma znaczenia zarówno rozmiar działalności, jak też także jej profil. W przypadku, gdy działalność gospodarcza prowadzona jest w jednej z form określonych w art. 58 u.p.p. koniecznym jest dokonanie zgłoszenia do rejestru informacji o beneficjencie rzeczywistym.

Do zgłoszenia informacji do rejestru nie będą zobowiązani jednoosobowi przedsiębiorcy, także działający w ramach spółki cywilnej. Obowiązek zgłoszenia odpowiednich informacji o beneficjencie rzeczywistym do rejestru nie będzie dotyczyć także spółek publicznych, które już muszą informować na swoich stronach internetowych o akcjonariuszach posiadających więcej niż 5% głosów z posiadanych akcji.

Beneficjent rzeczywisty – kto to jest?

Kluczowe z punku widzenia nowej regulacji jest ustalenie, kogo należy uważać za beneficjenta rzeczywistego, którego dane podlegają zgłoszeniu do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Jest to jedno z najtrudniejszych zadań nałożonych na przedsiębiorców w związku z wejściem wejścia w życie nowej regulacji. Ustawa co prawa określa kogo należy uznać za beneficjenta rzeczywistego, jednakże definicja ustawowa jest bardzo szeroka, nieprecyzyjna i budzi w praktyce stosowania wiele wątpliwości.

Problemy praktyczne związane z ustaleniem rzeczywistego beneficjenta wynikają m. in. z faktu, że w przypadku spółek handlowych, jej wspólnikiem lub udziałowcem, czy też akcjonariuszem może być zarówno osoba fizyczna, inna spółka handlowa (zarówno posiadająca osobowość prawną, jak też nie posiadająca osobowości prawnej), jak też osoba prawna nie będąca spółką handlową (np. jednostka samorządu terytorialnego, stowarzyszenie, fundacja etc.). W stosunku do każdego z tych podmiotów mogą występować inne zasady określania beneficjenta rzeczywistego. Problemy zaczynają się dodatkowo piętrzyć w przypadku wielopodmiotowych struktur, których wspólnikami bądź udziałowcami są spółki handlowe bądź osoby prawne nie będące spółkami handlowymi.

Niejednokrotnie prowadzonej działalności towarzyszą także umowy, których przedmiotem są akcje, udziały bądź ogół praw i obowiązków wspólnika (m. in. umowy powiernictwa, umowy zastawu, umowy przewłaszczenia na zabezpieczenie, umowy związane z ustanowieniem ograniczonych praw rzeczowych). Ich występowanie może rodzić dodatkowe trudności z jednoznacznym ustaleniem beneficjenta rzeczywistego – zwłaszcza w przypadku wielopoziomowych struktur.

Definicja beneficjenta rzeczywistego zawarta została w art. 2 ust. 2 pkt 1 u.p.p. W jej świetle za beneficjenta rzeczywistego należy uznać:

  1. osobę fizyczną lub osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad podmiotem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez podmiot, lub
  2. osobę fizyczną lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna.

Jest to punkt wyjścia do ustalenia statusu beneficjenta rzeczywistego w przypadku podmiotów, których wspólnikami, udziałowcami bądź akcjonariuszami są osoby fizyczne. Powyższa regulacja nie powinna więc budzić większych wątpliwości w przypadku mniej złożonych struktur, w których można określić, kto w rzeczywistości sprawuje kontrolę.

Ustawa w bardziej dokładny sposób reguluje kwestię ustalenia beneficjenta rzeczywistego w odniesieniu do osób prawnych (a więc m. in. spółki z o. o. oraz spółki akcyjnej). W takim przypadku beneficjentem rzeczywistym jest:

  1. osoba fizyczna będąca udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
  2. osoba fizyczna dysponująca więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
  3. osoba fizyczna sprawująca kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji spółki, lub łącznie dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie spółki, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
  4. osoba fizyczna sprawująca kontrolę poprzez posiadanie w stosunku do tej osoby prawnej uprawnień, podmiotu dominującego w rozumieniu ustawy o rachunkowości,
  5. osoba fizyczna zajmująca wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób określonych wyżej oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Beneficjent rzeczywisty w spółce jawnej i komandytowej

Ustawa nie wskazuje na szczególne zasady określania beneficjenta rzeczywistego w przypadku spółek osobowych, takich jak np. spółki jawne, komandytowe, czy też komandytowo-akcyjne.  Oznacza to, że w ich przypadku oceny należy dokonać mając na względzie ogólną definicję, zgodnie z którą rzeczywistym beneficjentem będzie:

  1. osoba bądź osoby sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez podmiot, lub
  2. osoba lub osoby fizyczne, w imieniu których są nawiązywane stosunki gospodarcze lub przeprowadzana jest transakcja okazjonalna.

Pomocne w przypadku oceny tego, kto jest beneficjentem rzeczywistym będzie odwołanie się w takich przypadkach do odpowiednich dokumentów regulujących sposób działania spółki w obrocie takich jak np. umowa spółki, uchwały wspólników, dokumenty wewnętrzne, regulaminy etc. Kluczowe pod kątem nowej regulacji jest to, aby oceny dokonać nie tylko przez pryzmat dokumentacji i wynikających z niej praw, lecz w szczególności poprzez odwołanie do okoliczności faktycznych i tego w jaki sposób wygląda proces decyzyjny w ramach konkretnej spółki i jakie stosunki umowne temu towarzyszą.

Warto przywiązać do tej kwestii należytą uwagę ze względu na potencjalne sankcje towarzyszące zarówno niezgłoszeniu jakiejkolwiek informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, jak też zgłoszeniu danych nieprawdziwych.

Termin na zgłoszenie do Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych

Termin na zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego zależny jest od tego, czy spółka jest już wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego, bądź zostanie do niego wpisana już po dniu wejścia w życie rejestru. W przypadku:

  1. spółek wpisanych do rejestru przed dniem 13 października 2019 r. – termin na zgłoszenie wymaganych informacji wynosi 6 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów dotyczących rejestru. (tj. do 12 kwietnia 2020 r.)
  2. spółek wpisanych do rejestru pod dniu 13 października 2019 r. – termin na zgłoszenie wymaganych informacji wynosi 7 dni roboczych od dnia wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, a w przypadku zmiany przekazanych informacji – w terminie 7 dni od ich zmiany.

Pod kątem terminów warto w szczególności zwrócić uwagę na problem momentu skuteczności prawnej niektórych zmian w obrębie spółki. W przypadku, gdy wpis określonej zmiany (np. objęcia udziałów w związku z podwyższeniem kapitału zakładowego) wymaga dla swej skuteczności wpisu do rejestru (wpis konstytutywny), bieg terminu 7 dni roboczych rozpocznie się od dnia wpisu. W niektórych jednak przypadkach termin ten rozpocznie bieg niezależnie od tego, kiedy nastąpi zmiana wpisu w KRS (np. zbycie udziałów, przystąpienie wspólnika do spółki jawnej – wpis deklaratoryjny). Warto mieć to na uwadze, zwłaszcza ze względu na ryzyko potencjalnej sankcji bądź odpowiedzialności odszkodowawczej z tytułu naruszenia terminu.

Zgłoszenie do Rejestru Beneficjentów

Zgłoszenia do rejestru zgodnie z przepisami dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji spółki, za którą zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów uznaje się osobę ujawnioną w KRS jako uprawniona do reprezentacji spółki. W przypadku gdy wymagana jest reprezentacja przez więcej niż jedną osobę, zgłoszenie musi być podpisane przez wszystkie wymagane osoby. Co istotne – pełnomocnicy spółki nie są uprawnieni do dokonania zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Samo zgłoszenie jest nieodpłatne i odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem strony Ministerstwa Finansów – https://crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/.

Zgłoszenie powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP oraz zawierać oświadczenie osoby dokonującej zgłoszenia do Rejestru o prawdziwości informacji zgłaszanych do Rejestru. Oświadczenie w tym przedmiocie składane jest pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia. Składający oświadczenie jest obowiązany do zawarcia w nim klauzuli o następującej treści:

“Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.”. Klauzula ta zastępuje pouczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

Jakie informacje są ujawniane w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych?

Zgodnie z art. 59 u.p.p. informacje podlegające zgłoszeniu do Rejestru obejmują:

  1. dane identyfikacyjne spółek wymienionych w art. 58 u.p.p. tj.:
    • nazwę (firmę),
    • formę organizacyjną,
    • siedzibę,
    • numer w Krajowym Rejestrze Sądowym,
    • NIP,
  2. dane identyfikacyjne beneficjenta rzeczywistego i członka organu lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki:
    • imię i nazwisko,
    • obywatelstwo,
    • państwo zamieszkania,
    • numer PESEL albo datę urodzenia – w przypadku osób nieposiadających numeru PESEL,
    • informację o wielkości i charakterze udziału lub uprawnieniach przysługujących beneficjentowi rzeczywistemu.

Zgromadzone w Rejestrze wyżej wymienione informacje, są przechowywane przez okres konieczny do realizacji zadań w celu przeciwdziałania praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu. Przetwarzanie informacji o beneficjentach rzeczywistych zgromadzonych w Rejestrze odbywa się bez wiedzy osób, których informacje te dotyczą. Co istotne, Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych jest jawny, a dostęp do niego można zyskać za pośrednictwem strony Ministerstwa Finansów: https://www.podatki.gov.pl/crbr/

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych – sankcje

Niedokonanie zgłoszenia informacji o beneficjencie rzeczywistym w terminie wskazanym przez ustawę, jest zgodnie z art. 153 ust. 1 u.p.p. zagrożone karą pieniężną do wysokości 1 000 000 zł. Nie jest to jednak jedyne zagrożenie dla przedsiębiorców związane z nową regulacją.

Ustawa wprowadza bowiem odpowiedzialność odszkodowawczą w związku z ujawnieniem nieprawidłowych danych. Stosownie do art. 68 u.p.p. domniemywa się, że dane wpisane do rejestru są prawdziwe. Osoba dokonująca zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji ponosi odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną zgłoszeniem do Rejestru nieprawdziwych danych, a także niezgłoszeniem w ustawowym terminie danych i zmian danych objętych wpisem do Rejestru, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą osoba dokonująca zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji nie ponosi odpowiedzialności.

Wnioski

Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to kolejny element długiej listy obowiązków formalnych towarzyszących podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą. O innym obowiązku wynikającym z tej samej ustawy – procedurze AML – możesz przeczytać tutaj.

Pomimo tego, że obowiązek informacyjny w odniesieniu do spółek powstałych przed 13 października 2019 r. został znacznie odwleczony w czasie (6 miesięcy od dnia wejścia w życie przepisów), warto już teraz dokonać przeglądu prowadzonej struktury biznesu i ustalić dane podmiotu, który należy zgłosić do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Termin może wydawać się długi, natomiast w przypadku wielopodmiotowych struktur, uzyskanie odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej należytą staranność w zakresie oceny i identyfikacji beneficjenta rzeczywistego może pochłonąć znaczną ilość czasu, stąd warto już teraz podjąć odpowiednie działania.

W odniesieniu do spółek, które już teraz dotknie nowa regulacja, warto mieć na względzie to, że każda zmiana w strukturze własnościowej bądź zmiana w zakresie kontroli i wpływu nad działalnością spółki wymaga analizy pod kątem ewentualnego obowiązku zgłoszenia informacji w tym zakresie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych.

Kontakt ALCS

Chcesz zapytać o Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych? Skorzystaj z formularza kontaktowego