Preferencyjne opodatkowanie 5% podatkiem w ramach IP BOX nabiera na popularności. Warto jednak wiedzieć, że dla skorzystania z 5% podatku koniecznym jest nie tylko osiąganie dochodów z tzw. kwalifikowanych praw własności intelektualnej i prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej, lecz także wdrożenie odpowiednich rozwiązań podatkowo-rachunkowych.  Głównym wymogiem formalnym związanym z IP BOX, na który organy zwracają szczególną uwagę, jest bowiem prowadzenie odrębnej ewidencji na potrzeby IP BOX. W tym wpisie o tym czym jest ewidencja IP BOX i dlaczego jej posiadanie jest konieczne.

Odrębna ewidencja IP BOX

Zgodnie z przepisami dochodem kwalifikującym się do ulgi IP BOX jest dochód osiągnięty przez podatnika:

  1. z opłat lub należności wynikających z umowy licencyjnej, która dotyczy kwalifikowanego prawa własności intelektualnej;
  2. ze sprzedaży kwalifikowanego prawa własności intelektualnej;
  3. z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej uwzględnionego w cenie sprzedaży produktu lub usługi;
  4. z odszkodowania za naruszenie praw wynikających z kwalifikowanego prawa własności intelektualnej, jeżeli zostało uzyskane w postępowaniu spornym, w tym postępowaniu sądowym albo arbitrażu.

Oznacza to, że w niejednokrotnie opodatkowaniu stawką 5% może podlegać tylko pewna część dochodu podatnika, co będzie miało miejsce np. w przypadku, gdy podatnik oprócz dochodu np. z programów komputerowych i patentów osiąga dochód z innych źródeł. Przykładem może być np. programista, który oprócz programowania zajmuje się usługami szkoleniowymi z zakresu oprogramowania.

Regulacja IP BOX przewiduje jednak także szczególne zasady określania dochodu z prawa kwalifikowanego podlegającego opodatkowaniu preferencyjną stawką 5%. Wysokość dochodu z kwalifikowanego IP ustala się bowiem jako iloczyn:

  1. dochodu z kwalifikowanego prawa osiągniętego w roku podatkowym i
  2. wskaźnika nexus, który oblicza się według specjalnego wzoru wskazanego w przepisach.

Częściowo z IP BOX skorzystać będą mogli więc podatnicy, którzy co prawda osiągają dochód wyłącznie z praw kwalifikowanych, lecz w związku z wytworzeniem tego prawa ponoszą wydatki na usługi zewnętrzne. Tego typu wydatki pomniejszają bowiem wskaźnik nexus, który jeśli będzie wynosić mniej niż 1, spowoduje konieczność opodatkowania stawką 5% jedynie części dochodu z prawa kwalifikowanego (np. patentu lub programu komputerowego). Pozostała część opodatkowana będzie wg. zasad ogólnych (np. podatkiem liniowym).

Z tego właśnie względu, przepisy nakładają na podatników obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji rachunkowo-podatkowej pozwalającą na ustalenie m. in. przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, które ma podlegać opodatkowaniu w ramach IP BOX. Prowadzenie ewidencji dla celów IP BOX jest w świetle ostatnich interpretacji organów zasadniczą formalną przesłanką pozwalającą na skorzystanie z 5% podatku.   

Jeśli chcesz poczytać więcej o IP BOX to zajrzyj do wpisów:

  1. 5% podatku dla programistów – IP BOX.
  2. IP BOX – 5% podatku dla innowacyjności.

Ewidencja IP BOX – co powinna zawierać?

Przepisy ustaw o podatkach dochodowych wskazują na to co powinna zawierać ewidencja prowadzona dla celów IP BOX. Zgodnie z art. 30cb ustawy o PIT oraz art. 24e ustawy o CIT, podatnicy chcący skorzystać z opodatkowania w ramach IP BOX są zobowiązani:

  1. wyodrębnić każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej w prowadzonych księgach rachunkowych;
  2. prowadzić księgi rachunkowe w sposób zapewniający ustalenie przychodów, kosztów uzyskania przychodów i dochodu (straty), przypadających na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej;
  3. wyodrębnić koszty, o których mowa w art. 30ca ust. 4 ustawy o PIT lub art. 24d ust. 4 ustawy o CIT przypadające na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, w sposób zapewniający określenie kwalifikowanego dochodu;
  4. dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie łącznego dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje więcej niż jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2 i 3;
  5. dokonywać zapisów w prowadzonych księgach rachunkowych w sposób zapewniający ustalenie dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej w odniesieniu do tego produktu lub tej usługi albo do tych produktów lub tych usług – w przypadku gdy podatnik wykorzystuje jedno kwalifikowane prawo własności intelektualnej lub większą liczbę tych praw w produkcie lub usłudze albo w produktach lub usługach, a w prowadzonych księgach rachunkowych nie jest możliwe spełnienie warunków, o których mowa w pkt 2-4.

W świetle powyższego podatnicy, którzy chcą opodatkować wybrane kategorie dochodu (lub całość dochodu, jak np. programiści, software house’y) stawką 5%, mają obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji dla wszystkich operacji finansowych związanych z uzyskiwaniem dochodów z wybranych praw, kwalifikujących się do preferencyjnej stawki. Co istotne, w ocenie organów, ewidencja ta powinna być prowadzona na bieżąco.

Od kiedy prowadzić ewidencję IP BOX?

Przeważająca część dotychczas wydanych negatywnych interpretacji indywidualnych dotyczących IP BOX (zwłaszcza w przypadku osób fizycznych osiągających dochody z praw kwalifikowanych – np. programistów) związana jest z faktem, że podatnicy nie prowadzili na bieżąco ewidencji IP BOX.

Organy uznają, że ewidencja IP BOX sporządzana dopiero na potrzeby rozliczenia podatku nie odzwierciedla należytego prowadzenia ksiąg (czy też rozliczeń w formie podatkowej książki przychodów i rozchodów), a tym samym nie spełnia wymogów z art. 30cb ust. 1 i 2 ustawy o PIT.

W świetle wydawanych interpretacji rzetelne dokumentowanie wszystkich operacji finansowych dotyczących IP BOX nie może bowiem polegać na zaewidencjonowaniu i wyodrębnieniu ich na koniec okresu rozliczeniowego. Stworzenie w przyszłości odrębnej ewidencji tylko po to, aby wypełnić obowiązek wynikający z przepisów, nawet w sytuacji kiedy na jej podstawie możliwe będzie prawidłowe określenie podstawy opodatkowania stawką 5%, przekreśla uprawnienie do zastosowania preferencyjnej stawki opodatkowania uzyskiwanych dochodów.

Stanowisko organów jest w tym zakresie bardzo stanowcze i wręcz nadmiernie rygorystyczne. Warto zwrócić uwagę, że zdecydowana większość przedsiębiorców chcących skorzystać z IP BOX decyduje się na ten krok dopiero po uzyskaniu uprzedniej interpretacji indywidualnej, której uzyskanie dopiero pozwoli na uzyskanie gwarancji co do tego, że będą mogli skorzystać z 5% podatku. Do czasu uzyskania potwierdzenia ze strony organów podatnicy nie decydują się więc na to aby na bieżąco prowadzić ewidencję, która finalnie może okazać się niepotrzebna. Często więc kierując się praktycznym podejściem do IP BOX podatnicy pozbawiają się możliwości skorzystania z 5% podatku wskazując organowi, że nie spełniają podstawowego w ocenie organów obowiązku. Organy uznają bowiem, że ewidencja powinna być prowadzona od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej, która zmierza do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP do końca danego miesiąca kalendarzowego.

W jakiej formie prowadzić ewidencję IP BOX?

Przepisy o IP Box nie narzucają podatnikom konkretnej formy ewidencjonowania zdarzeń na cele stosowania 5% podatku w ramach IP BOX. Kluczowe dla celów obliczenia dochodu z kwalifikowanego IP jest jednak to, by ewidencja ta była prowadzona w sposób należyty tak, aby móc w rocznym zeznaniu podatkowym wykazać łączną sumę przychodów, kosztów podatkowych, dochodów, strat, dochodów podlegających opodatkowaniu stawką 5% oraz dochodu, który nie będzie podlegał preferencyjnemu opodatkowaniu.

W przypadku podatników prowadzących pełne księgi rachunkowe ewidencja ta najczęściej będzie miała formę odpowiednich kont analitycznych. Przed prostszym zadaniem stoją podatnicy rozliczający się w formie PKPiR – w takim przypadku wymóg prowadzenia ewidencji IP BOX będzie spełniony poprzez sporządzenie arkusza kalkulacyjnego (np. w formie excel), w ramach którego ujęte zostaną niezbędne pozycje. Potwierdziło to także Ministerstwo Finansów w wydanych objaśnieniach, gdzie wskazało, że:

W przypadku podatników, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych wymóg zapewnienia wyodrębnionej ewidencji dla projektu dotyczącego kwalifikowanego IP może być spełniony poprzez sporządzanie techniką komputerową w postaci arkusza kalkulacyjnego kumulatywnego, comiesięcznego zestawienia dokumentów, które potwierdzają poniesione wydatki dotyczące projektu kwalifikowanego IP na koniec danego miesiąca. Zestawienie kumulatywne obejmuje wydatki od początku realizacji działalności badawczo-rozwojowej prowadzącej, która zmierza do wytworzenia, rozwinięcia lub ulepszenia kwalifikowanego IP do końca danego miesiąca kalendarzowego. Zestawienie to sporządzane jest poprzez narastające ujęcie wydatków w odniesieniu do poszczególnych zadań. Należy je sporządzać w oparciu o zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Wersja elektroniczna powinna zostać zarchiwizowana natomiast konstrukcja arkusza kalkulacyjnego powinna umożliwiać uzyskanie danych w okresie późniejszym według stanu na koniec poszczególnych, miesięcy kalendarzowych.

Ewidencja dla celów IP BOX a ewidencja B+R

Do wdrożenia odpowiednich rozwiązań księgowo-rachunkowych zobowiązani są nie tylko podatnicy chcący skorzystać z IP BOX. Odpowiednie rozwiązania w tym zakresie wdrożyć muszą także podatnicy chcący skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej (tzw. ulgi B+R, więcej o uldze przeczytasz tutaj, a o tym jak działa tutaj). Warto jednak wiedzieć, że ewidencja dla celów IP BOX znacznie się różni od ewidencji dla celów ulgi B+R. O ile w przypadku ulgi B+R wystarczającym jest wyodrębnienie w ramach ewidencji kosztów kwalifikowanych w rozumieniu przepisów, o tyle w przypadku IP BOX koniecznym jest wdrożenie szczegółowej ewidencji rachunkowej umożliwiającej wyszczególnienie każdego z  kwalifikowanych praw własności intelektualnej oraz przyporządkowanie do nich odpowiadających im  przychodów i kosztów podatkowych, co ma pozwolić na ustalenie podstawy opodatkowania preferencyjną stawką 5%.  

W efekcie, podatnicy korzystający już teraz z ulgi B+R mimo wszystko będą zmuszeni do tego aby wprowadzić odpowiednie rozwiązania rachunkowo-księgowe chcąc skorzystać z IP BOX.


Chcesz skorzystać z IP BOX i szukasz pomocy prawnej? Skorzystaj z formularza kontaktowego