Działalność prowadzona przez spółkę jawną, partnerską, komandytową, czy też komandytowo-akcyjną może wiązać się z koniecznością prowadzenia przez spółkę pełnej rachunkowości. W tym wpisie dowiesz się o tym kiedy i pod jakimi warunkami spółka osobowa musi prowadzić księgi rachunkowe, a kiedy tego obowiązku można uniknąć.

Kiedy spółka jawna, partnerska, komandytowa oraz komandytowo-akcyjna musi prowadzić księgi rachunkowe?


Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591, dalej: u.o.r) wskazuje na obowiązki i zasady dotyczące prowadzenia ewidencji rachunkowej określonych podmiotów. Stosownie do art. 2 ust. 1 u.o.r. do spółek osobowych, tj. spółek komandytowych, jawnych, partnerskich oraz komandytowo-akcyjnych stosuje się przepisy u.o.r., co oznacza konieczność prowadzenia przez nie ksiąg rachunkowych, a więc tzw. ,,pełnej księgowości’’.

Obowiązek ten nie dotyczy jednak bezwarunkowo wszystkich spółek osobowych. Ustawodawca zdecydował bowiem, że do prowadzenia pełnej księgowości nie są zobowiązane spółki jawne osób fizycznych (spółki w których wspólnikami mogą być wyłącznie osoby fizyczne) oraz spółki partnerskie (tam wspólnikami mogą być wyłącznie osoby fizyczne), o ile ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły co najmniej równowartości w walucie polskiej 2 000 000 euro. Pozostałe spółki osobowe, a więc spółki komandytowe, spółki komandytowo-akcyjne oraz spółki jawne, w których wspólnikiem jest osoba prawna, bądź inna spółka osobowa, są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych niezależnie od progu przychodów.

Co istotne, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które nie są objęte obowiązkiem stosowania przepisów u.o.r. nie są pozbawione prawa stosowania przepisów ustawy. Istnieje możliwość stosowania przez nie przepisów u.o.r., przy czym w razie podjęcia decyzji o zamiarze prowadzenia pełnej księgowości koniecznym jest uprzednie powiadomienie o tym urzędu skarbowego, co wynika z art. 2 ust. 2 u.o.r.

Uproszczona księgowość dla jednostek mikro


Przepisy u.o.r. przewidują pewne uproszczenia w pełnej księgowości prowadzonej przez spółki osobowe. Chodzi o tzw. ,,pełną uproszczoną księgowość”. Ułatwienia przewidziane są dla najmniejszych, tj. mikro podmiotów prowadzących księgi rachunkowe. Ułatwienia w prowadzeniu ksiąg rachunkowych wpływają w znaczy sposób na wykonywanie działalności, a co istotne w znaczny sposób przyczyniają się do zmniejszenia kosztów prowadzenia księgowości przez zewnętrzny podmiot.  

Stosownie do art. 3 ust. 1a u.o.r. jednostkami mikro w rozumieniu ustawy są:

1)  spółki handlowe oraz cywilne, inne osoby prawne, a także oddziały przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, jeżeli jednostki te w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, oraz w roku poprzedzającym ten rok obrotowy, a w przypadku jednostek rozpoczynających działalność – w roku obrotowym, w którym rozpoczęły działalność, nie przekroczyły co najmniej dwóch z następujących trzech wielkości: 

a)  1 500 000 zł – w przypadku sumy aktywów bilansu na koniec roku obrotowego,

b) 3 000 000 zł – w przypadku przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów za rok obrotowy,

c) 10 osób – w przypadku średniorocznego zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty,

Jednostkami mikro są także spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które na podstawie art. 2 ust. 2 u.o.r. pomimo braku przekroczenia progu 2 000 000 euro przychodu netto, zdecydowały się na to aby prowadzić księgi rachunkowe. Za jednostki mikro uważa się także stosownie do art. 3 ust. 1b u.o.r. jednostki, które za poprzedni rok obrotowy sporządziły sprawozdanie finansowe z zastosowaniem uproszczeń określonych dla jednostek mikro oraz w roku obrotowym, za który sporządzają sprawozdanie finansowe, albo w roku poprzedzającym ten rok obrotowy przekroczyły dwie z wymienionych w art. 3 ust. 1a pkt 1 u.o.r. wielkości.

Jeśli więc spółka spełnia przesłanki do uznania ją za jednostkę mikro, organ zatwierdzający powinien podjąć decyzję w sprawie sporządzania sprawozdania finansowego z zastosowaniem uproszczeń określonych przez ustawę o rachunkowości dla jednostek mikro. Decyzja taka powinna zapaść w formie uchwały. Dzięki uproszczonej księgowości można zrezygnować m. in. ze  sporządzania informacji dodatkowej, zaś bilans oraz rachunek zysków i strat ograniczyć do pozycji wskazanych przez u.o.r. dla sprawozdań jednostek mikro.

Kto prowadzi księgi rachunkowe – spółka czy wspólnik?


Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych nałożony jest na same handlowe spółki osobowe, nie zaś na ich wspólników. Wynika to z faktu, że spółki osobowe są przedsiębiorcami oraz występują jako odrębny od wspólników podmiot prawa gospodarczego. Jeśli więc przykładowo wspólnik spółki osobowej prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w księgach swojej jednoosobowej działalności nie wykazuje zdarzeń gospodarczych, które miały miejsce na poziomie spółki, w której jest wspólnikiem oraz odwrotnie. Spółka osobowa zawsze prowadzi niezależną od wspólników ewidencję zdarzeń gospodarczych.

Pomimo, że w świetle kodeksu spółek handlowych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej spółki osobowe są odrębnymi podmiotami prawa cywilnego oraz posiadają podmiotowość prawną, o tyle w świetle ustaw o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz podatku dochodowym od osób prawnych podatnikami nie są same spółki osobowe, lecz ich wspólnicy. Powyższe oznacza, że mimo, iż dochód ustalony zostanie na poziomie spółki i wykazany zostanie w jej księgach rachunkowych, o tyle podlegać on będzie opodatkowaniu na poziomie wspólnika – podatkiem dochodowym od osób fizycznych, bądź podatkiem dochodowym od osób prawnych, zależnie od reżimu podatkowego wspólnika. Dochód ten opodatkowany będzie stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 5 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stosownie do jego udziału w zysku spółki. Jest to tzw. transparentność podatkowa spółki osobowej, o której możesz przeczytać także tutaj.

Powyższe oznacza, że dokumentacja rachunkowa prowadzona przez spółkę osobową zapewnić ma możliwość ustalenia dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy jej wspólników. Dokumentacja powinna także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych. Dokumentacja rachunkowa powinna zostać sporządzona za okresy sprawozdawcze, którymi w przypadku spółek osobowych są jej lata obrotowe. Warto wskazać, że rok obrotowy spółki osobowej nie musi pokrywać się z rokiem podatkowym jej wspólników, a więc w przypadku, gdy wspólnikami są wyłącznie osoby fizyczne, rok ten nie musi odpowiadać okresowi od 1 stycznia do 31 grudnia.

Potrzebujesz pomocy w swojej sprawie? Skorzystaj z formularza kontaktowego