Założenie spółki jawnej i jej rejestracja nie jest procesem skomplikowanym. Spółka jawna jest podstawowym modelem spółki osobowej prawa handlowego, a przy tym stanowi jedną z najczęściej spotykanych form prowadzenia działalności gospodarczej. W tym wpisie, postaram się przedstawić w skrócie zalety spółki jawnej, a także wskazać jak wygląda założenie spółki jawnej oraz ile sama rejestracja spółki jawnej może wspólników kosztować.

Założenie spółki jawnej i rejestracja spółki jawnej

Niewątpliwą zaletą spółki jawnej jest fakt, że przepisy kodeksu spółek handlowych dają dużą swobodę wspólnikom w kształtowaniu jej postanowień. Ponadto, kodeks spółek handlowych dopuszcza możliwość bardzo prostego przekształcenia równie popularnej formy prowadzenia działalności, jaką jest spółka cywilna w spółkę jawną. Z tego względu nie dziwi liczba zarejestrowanych spółek jawnych, która na dzień 31 grudnia 2016 r. wynosiła 36.368 dając jej pierwsze miejsce pośród spółek osobowych prawa handlowego (źródło: Główny Urząd Statystyczny, Zmiany strukturalne grup podmiotów gospodarki narodowej w rejestrze REGON). Na drugim miejscu plasuje się spółka komandytowa, której popularność zwiększa się z roku na rok, co w żaden sposób nie dziwi z uwagi na jej walory, które postaram się przybliżyć w innym wpisie.

Spółka jawna wykorzystywana jest zarówno do prowadzenia mniejszych przedsiębiorstw, jak i tych o ogromnych rozmiarach. Z uwagi jednak na zakres odpowiedzialności wspólników, wydaje się, że rozsądniejszym wyborem dla większych przedsięwzięć powinna być spółka komandytowa, bądź spółka kapitałowa w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej. Poza tym, założenie spółki jawnej i jej rejestracja nie jest procesem skomplikowanym.

Transparentność podatkowa spółki jawnej

Niewątpliwą zaletą spółki jawnej jest transparentność podatkowa na gruncie podatku dochodowego. Co znaczy, że spółka jest transparentna podatkowo? Oznacza to, że spółka nie jest podatnikiem podatku dochodowego. Podatnikami są jej wspólnicy. Odróżnia to spółkę jawną od spółek kapitałowych (oraz obecnie spółki komandytowo-akcyjnej), gdzie podatnikiem jest spółka, której dochód opodatkowany jest podatkiem CIT. Dochód ten wypłacany następnie wspólnikom spółki kapitałowej jako dywidenda, opodatkowany jest po raz kolejny. Dochodzi więc do ekonomicznego podwójnego opodatkowania. Z tym problemem nie borykają się wspólnicy spółki jawnej, której dochód opodatkowany jest jednokrotnie na poziomie wspólników, w proporcji w jakiej uczestniczą w zysku, podatkiem liniowym (19%), bądź na zasadach ogólnych, wg. skali podatkowej (18% i po przekroczeniu progu 85.528 zł stawką 32%). Zalety transparentności podatkowej dostrzega niewątpliwie każdy udziałowiec spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, który przez dłuższy okres nie wypłacał akumulowanych zysków. Wspólnicy spółek osobowych, w tym spółki jawnej, opodatkowani są na bieżąco, a więc wypłata zysku na koniec roku obrotowego pozostaje dla nich neutralna i nie rodzi obowiązku zapłaty podatku.

Założenie spółki jawnej

Założenie spółki jawnej nie jest procesem skomplikowanym. Wystarczy kawałek papieru, coś do pisania, dwóch wspólników oraz kodeks spółek handlowych do pomocy.

Umowa spółki jawnej wymaga formy pisemnej, pod rygorem nieważności. Umowa spółki jawnej może zostać również bez przeszkód sporządzona w formie aktu notarialnego, bądź formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi. Należy jednak pamiętać, że forma szczególna wiąże się z koniecznością dokonania zmian postanowień umowy, także przy zachowaniu formy szczególnej.

Umowa spółki powinna zawierać co najmniej:

firmę spółki (czyli nazwę spółki) oraz jej siedzibę (siedzibą jest miejscowość, w której prowadzone są sprawy spółki),
określenie wkładów wnoszonych przez każdego wspólnika i ich wartość (mogą to być wkłady pieniężne, bądź niepieniężne),
przedmiot działalności (najczęściej określany w oparciu o Polską Klasyfikację Działalności – PKD)
czas trwania spółki, jeśli jest oznaczony

Tych kilka postanowień umożliwi założenie spółki jawnej. Mając jednak na względzie daleko idącą swobodę w kształtowaniu postanowień umowy spółki, warto ją dostosować do struktury osobowej, a także założeń wspólników. Pozwoli to uniknąć sporów pomiędzy wspólnikami w przyszłości oraz pozwoli na wyeliminowanie jakichkolwiek wątpliwości w zakresie praw i obowiązków wspólników. Z tego też względu niezbędnym jest zawarcie w umowie co najmniej postanowień dotyczących:

dopuszczalności i warunków zbywalności ogółu praw i obowiązków wspólnika spółki,
sposobu reprezentacji spółki przez jej wspólników oraz zasad prowadzenia spraw spółki,
sposobu zmiany umowy spółki,
zasad uczestniczenia w zysku i stracie spółki,
zasad podziału i wypłaty zysku.
skutków wypowiedzenia umowy spółki, śmierci wspólnika, bądź ogłoszenia jego upadłości.

Rejestracja spółki jawnej – jak wypełnić wnioski do KRS?

Po podpisaniu umowy spółki jawnej wspólnicy staną przed obowiązkiem złożenia wniosku o zarejestrowanie spółki jawnej w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, czyli KRS.

Rejestracja spółki jawnej nie jest sprawą skomplikowaną. Formularze do rejestracji spółki jawnej dostać można w każdym sądzie rejonowym, a dokładnie w Wydziale Gospodarczym Krajowego Rejestru Sądowego. Formularze można też pobrać z oficjalnej strony ministerstwa sprawiedliwości, gdzie są na bieżąco aktualizowane (https://bip.ms.gov.pl/pl/rejestry-i-ewidencje/krajowy-rejestr-sadowy/formularze-wnioskow-wykorzystywanych-w-krs/).

Właściwymi formularzami do rejestracji spółki jawnej będą:

formularz KRS W1 – formularz główny, czyli wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców – wniosek właściwy jest dla rejestracji spółki jawnej, spółki partnerskiej i spółki komandytowej,
załącznik KRS WB – załącznik do wniosku, w którym wykazujemy wspólników spółki jawnej,
załącznik KRS WK – załącznik do wniosku, w którym wykazujemy wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki jawnej,
załącznik KRS WM – załącznik do wniosku, w którym wskazujemy przedmiot działalności spółki jawnej (10 wybranych pozycji działalności, z czego jedna stanowić powinna przeważający przedmiot działalności),
opcjonalnie załącznik KRS WL – załącznik do wniosku, w którym wskazujemy dane prokurenta, o ile taki został powołany.

W każdym z formularzy wypełniamy niezbędne pola, pozostałe skreślając. W każdym z formularzy zawarte są pouczenia, które pozwolą przejść przez cały proces nawet osobie, która wcześniej nie miała z procesem rejestracji spółki jawnej do czynienia.

Do formularzy obligatoryjnie załączyć należy także:

umowę spółki,
listę wspólników spółki jawnej zawierającą nazwiska i imiona bądź nazwy wspólników oraz ich adresy (adresy do doręczeń),
listę wspólników uprawnionych do reprezentacji spółki,
dowód uiszczenia opłaty sądowej od wpisu do KRS i ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (MSiG) – obecnie jest to 500 zł za wpis do KRS i 100 zł za ogłoszenie w MSiG.

Formularze wraz z załącznikami podlegają złożeniu w Wydziale Gospodarczym Krajowego Rejestru Sądowego Sądu Rejonowego właściwego dla siedziby spółki. W sądzie tym przetrzymywane będą ponadto akta rejestrowe spółki – czyli wszystkie dokumenty podlegające złożeniu do KRS.

Aktualnie nie ma już obowiązku załączania do wniosku KRS dokumentu potwierdzającego uprawnienie spółki do lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się jej siedziba. Obecnie do KRS nie są składane również wnioski identyfikacyjne do Urzędu Skarbowego (NIP-2), Urzędu Statystycznego (RG-OP) bądź ZUS (ZUS-ZPA) – obowiązek ten zniesiony z dniem 1 grudnia 2014 r.

Od 1 grudnia 2014 r. po wpisie spółki do rejestru należy złożyć do naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla spółki formularz NIP-8. Formularz obejmuje dane niepodlegające wpisowi do KRS – tzw. dane uzupełniające, które wcześniej wykazywane były w formularzu NIP-2, RG-OP oraz ZUS-ZPA. Naczelnik urzędu skarbowego ma obowiązek przekazania objętych nim danych do właściwych organów (GUS i ZUS). Pełni zatem w tym zakresie rolę pośrednika, co bliższe jest zasadzie jednego okienka, która przed nowelizacją z 1 stycznia 2014 r. nie zdawała egzaminu. Numery NIP i REGON nadawane były z dużym opóźnieniem, co często stanowiło przeszkodę do rozpoczęcia działalności. Obecnie numer NIP i REGON nadawany jest automatycznie przy wpisie spółki do KRS, co faktycznie można uznać za realizację idei, która przyświecała zasadzie jednego okienka.

Termin złożenia NIP-8 wynosi 21 dni od dnia rejestracji spółki jawnej w KRS. Jeśli jednak przedsiębiorca zamierza odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne, to termin ten wynosi 7 dni od dnia wpisu spółki do KRS. Więcej informacji w tym zakresie znajdziesz tutaj.

Moment powstania spółki jawnej

Spółka jawna powstaje dopiero z chwilą wpisania jej do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Rejestracja spółki jawnej jest koniecznym elementem do tego, aby mogła rozpocząć prowadzenie działalności. Momentem powstania spółki jest więc dzień wprowadzenia do systemu teleinformatycznego KRS danych wynikających z postanowienia sądu w przedmiocie wpisu podmiotu do rejestru. Dlaczego dopiero wtedy? Wynika to z faktu, że ustawodawca nie przewidział formy spółki osobowej w organizacji. Nie ma więc statusu przedspółki, jak to ma miejsce w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, bądź spółek akcyjnych. Spółka osobowa może działać w obrocie dopiero po jej wpisie do KRS i od tego momentu nabywa podmiotowość prawną, a więc staje się pełnoprawnym przedsiębiorcą, będącym ułomną osoba prawną, zdolnym jednak do zaciągania zobowiązań, nabywania praw, pozywania i bycia pozywanym. Z tego też względu ważnym jest aby rejestracja spółki jawnej przeprowadzona była uważnie, ponieważ jakiekolwiek uchybienia na tym etapie skutkować mogą zwrotem wniosku, bądź w najlepszym przypadku wezwaniem sądu do uzupełnienia braków formalnych, co znacznie przedłużyć może czas rejestracji.

Czy warto założyć spółkę jawną?

Jeśli spółka ma prowadzić działalność nie obarczoną zwiększonym ryzykiem gospodarczym bez wątpienia warto. Jeśli wspólnicy liczą na oszczędności na etapie zawiązania spółki, to rejestracja spółki jawnej może wspólników kosztować wyłącznie 600 zł opłaty sądowej za wpis do KRS i ogłoszenie w MSiG. Założenie spółki jawnej w formie aktu notarialnego pociągać za sobą będzie dodatkowe koszty wynagrodzenia notariusza, przy czym pamiętać należy, że forma aktu notarialnego umowy zachowana powinna zostać przy wniesieniu na etapie zawiązania spółki wkładu w postaci nieruchomości – pozwoli to uniknąć konieczności sporządzania dodatkowej umowy przeniesienia wkładu w formie aktu notarialnego po wpisie spółki do KRS. Należy jednak pamiętać o tym, że rejestracja spółki jawnej w KRS jest elementem koniecznym dla nabycia przez nią podmiotowości prawnej. Bez wpisu spółki jawnej w KRS spółka nie istnieje.

Spółkę osobową rozważyć warto również oraz przede wszystkim, ze względu na jej transparentność podatkową oraz brak znacznych obciążeń podatkowych przy jej zawiązywaniu i wnoszeniu wkładów, o czym szerzej w kolejnym wpisie.